tHEREFORE

Document Management

Σώστε χρόνο και χρήματα με το κορυφαίο λογισμικό διαχείρισης εγγράφων Therefore.

τι ειναι το document management?

Λογισμικό Therefore

Κατά μέσο όρο, οι εργαζόμενοι σε περιβάλλοντα γραφείου καταναλώνουν περισσότερα από 50 λεπτά την ημέρα αναζητώντας πληροφορίες, γεγονός που αποτελεί παράγοντα απώλειας χρόνου και χρημάτων της εταιρείας. Κάτι τέτοιο δεν χρειάζεται να συμβαίνει. Με τη λύση διαχείρισης εγγράφων της Therefore μπορείτε να χειρίζεστε τα έγγραφά σας αποτελεσματικότερα, καθώς επιτρέπει τη μείωση των χειροκίνητων διαδικασιών και την άμεση ανάκτηση των εγγράφων από οποιοδήποτε σημείο. Εάν θέλετε να εργάζεστε εξυπνότερα, να εξοικονομείτε χρήματα στην εταιρεία σας και να μειώσετε τις επιβαρύνσεις στο περιβάλλον του γραφείου σας με τη διαχείριση εγγράφων, τώρα μπορείτε.

Η διαχείριση εγγράφων της Therefore παρέχει τις απαραίτητες δυνατότητες σε όλα τα τμήματα της επιχείρησής σας ώστε να χρησιμοποιούν τις πληροφορίες που βασίζονται στα έγγραφα με αποτελεσματικότερο τρόπο. Επιτρέπει την αναζήτηση και τον εντοπισμό των εγγράφων γρήγορα και με ακρίβεια, χωρίς να χρειαστεί να μετακινήσετε ούτε ένα φύλλο χαρτί ή να απομακρυνθείτε από το γραφείο σας.

Η ανταλλαγή και η διανομή των εγγράφων, χωρίς να απαιτείται χρήση του φαξ ή των χρονοβόρων ταχυδρομικών υπηρεσιών, σας επιτρέπει να καλύπτετε τις ανάγκες των πελατών σας ευκολότερα και ταχύτερα από ποτέ, ανεξάρτητα από το εάν εργάζεστε στα κεντρικά γραφεία της επιχείρησης, σε ένα υποκατάστημα ή από το σπίτι σας.

Οι εξαιρετικά εξειδικευμένοι σύμβουλοι επιχειρηματικών λύσεων της Therefore συνεργάζονται μαζί σας ώστε να κατανοήσουν τις ανάγκες σας. Με τη σημαντική τους εμπειρία, μπορούν να σας βοηθήσουν να αναγνωρίσετε τις πιθανές βελτιώσεις που μπορείτε να επιτύχετε για την επιχείρησή σας μέσω της διαχείρισης εγγράφων. Επιπρόσθετα, καθώς τα συστήματά μας διαθέτουν αρθρωτή δομή, μπορούν να ενοποιηθούν εύκολα με τις υπάρχουσες διαδικασίες σας χωρίς να απαιτείται ανασχεδιασμός μεγάλης κλίμακας, ελαχιστοποιώντας τα έξοδα και το χρόνο διακοπής των εργασιών με τις οποία επιβαρύνεται η ανάπτυξη νέων συστημάτων.

Διαθέτοντας εξειδίκευση σε διαφορετικούς κλάδους και διαφορετικές περιοχές νομικών, ιατρικών εκπαιδευτικών και ασφαλιστικών εφαρμογών, η διαχείριση εγγράφων της Therefore είναι ειδικά σχεδιασμένη ώστε να υλοποιήσει τις δυνατότητες της επιχείρησής σας και να προσφέρει γρήγορη και αξιόλογη απόδοση της επένδυσής σας.

Γιατι να επιλεξω το λογισμικο therefore;

Αποτελεσματικότητα, Ασφάλεια, Οικονομία

Οι άνθρωποι στην εργασία τους χρειάζονται πρόσβαση σε πληροφορίες, είτε για εισαγωγή και ενσωμάτωση, για να τις μοιραστούν ή να τις συγκρίνουν, για αποθήκευση και ανάκτηση, ή για διανομή και εκτύπωση. Χρειάζονται πληροφορίες ηλεκτρονικά και τις χρειάζονται τώρα. Εξυπηρετόντας αυτήν την ανάγκη, οι λύσεις διαχείρισης εγγράφων Therefore επιτρέπουν στους χρήστες να επεξεργάζονται πληροφορίες αποτελεσματικά, οικονομικά και με ασφάλεια ανά τμήμα ή σε όλον τον οργανισμό τους. Έτσι, μπορούν να έχουν άμεση, γρήγορη και εύκολη πρόσβαση στις πληροφορίες που χρειάζονται, και να τις χρησιμοποιούν αποτελεσματικά στην επίτευξη των επιχειρηματικών στόχων.

Αποδοτικότητα

Τέλος στη χωρίς έλεγχο συσσώρευση εγγράφων. Τέλος σε πληροφορίες που είναι ελειπής ή που περιέχουν λάθη. Τέλος στους λάθος παραλήπτες. Μόνο γρήγορη, αποτελεσματική ροή εγγράφων που σας προσφέρει μια παραγωγική επιχειρηματική προοπτική μέσω της βελτιωμένης εξυπηρέτησης των πελατών.

Οικονομία

Συνδέοντας τους ανθρώπους με τις πληροφορίες που χρειάζονται, οι λύσεις εγγράφων Therefore™ μπορούν να επιταχύνουν τους επιχειρηματικούς κύκλους και να δημιουργήσουν γρήγορη απόδοση της επένδυσης. Μπορούν επίσης να μεγαλώσουν και να κλιμακωθούν παράλληλα με την ανάπτυξη της επιχείρησής σας, εξοικονομώντας σας έτσι ακριβά συστήματα αντικατάστασης. Περισσότερη ηλεκτρονική επεξεργασία εγγράφων σημαίνει επίσης λιγότερες εκτυπώσεις και χαμηλότερο κόστος παραγωγής. Η μεγαλύτερη αποδοτικότητα που σας παρέχει το λογισμικό, επιτρέπει επίσης την ανακατανομή των πόρων από τα διοικητικά καθήκοντα στις βασικές επιχειρηματικές δραστηριότητες.

Ασφάλεια

Η ασφαλής χρήση και ανταλλαγή πληροφοριών είναι απαραίτητη στο σημερινό κόσμο όπου η απάτη γίνεται όλο και πιο συνηθισμένη. Οι λύσεις εγγράφων Therefore™ σας επιτρέπουν να παραμείνετε συμβατοί με νομικούς και βιομηχανικούς κανονισμούς, διατηρώντας ταυτόχρονα ασφαλή δεδομένα περιορίζοντας την πρόσβαση μόνο σε εξουσιοδοτημένους χρήστες. Έτσι, οι πληροφορίες μπορούν να κυκλοφορούν ελεύθερα μέσα στην εταιρεία, αλλά ταυτόχρονα να είναι πλήρως προστατευμένες.

κορυφαια χαρακτηριστικα

Τι κάνει το λογισμικό Therefore ξεχωριστό;

Ροή Εργασιών

Όταν ένα κομμάτι χαρτί ταξιδεύει γύρω από το γραφείο, ποιος αποφασίζει ποια διαδρομή παίρνει, πόσο καιρό θα διαρκέσει η διαδικασία και ποιές εργασίες θα εκτελεστούν; Είναι συχνά δύσκολο να γνωρίζουμε πού είναι το πρωτότυπο έγγραφο και ποιες είναι οι επιπτώσεις των καθυστερήσεων που προκύπτουν. Το Therefore™ Integrated Workflow σας βοηθά να ελέγχετε όλες αυτές τις μεταβλητές, επιτρέποντας τη βελτιστοποίηση των επιχειρηματικών διαδικασιών.

Αυτό, δεν εξοικονομεί μόνο χρόνο και χρήμα, αλλά συμβάλλει στην ενίσχυση της ασφάλειας και της διαφάνειας της διαδικασίας. Η έκδοση Therefore™ Business Edition περιλαμβάνει τη δυνατότητα σχεδίασης ροής εργασιών με λειτουργίες drag-and-drop, που καθιστά εύκολη οποιαδήποτε ρύθμιση και τροποποίηση.

Διατήρηση Εγγράφων

Ένας από τους κυριότερους παράγοντες αλλαγής και ανάπτυξης στις υπηρεσίες διαχείρισης εγγράφων, είναι η συμμόρφωση με νέους νόμους και η ανάγκη των οργανισμών να υιοθετούν ισχυρές πολιτικές διατήρησης εγγράφων. Η παράνομη καταστροφή εγγράφων μπορεί να οδηγήσει σε ποινές τόσο σε αστικές όσο και σε ποινικές υποθέσεις. Από την άλλη πλευρά, οι νόμοι περί προστασίας δεδομένων ορίζουν ότι ορισμένες προσωπικές πληροφορίες θα πρέπει να καταστρέφονται αμέσως μετά τη χρήση τους. Το λογισμικό Therefore™ επιτρέπει τη διαγραφή μόνιμων εγγράφων μετά από μια καθορισμένη περίοδο διατήρησης, ενώ ταυτόχρονα επιτρέπει την εκκαθάριση των παλιών εκδόσεων του εγγράφου από τον διακομιστή, σύμφωνα με τις εκάστοτε νομοθεσίες και τις ανάγκες της επιχείρησης.

 

Ασφάλεια

Έλεγχος πρόσβασης

Η πρόσβαση στο σύστημα και τα έγγραφα του Therefore™ είναι πλήρως ελεγχόμενη από τρία διαφορετικά επίπεδα ασφάλειας.

1. Η κύρια πρόσβαση στην εφαρμογή γίνεται μέσω του συστήματος της Microsoft® Windows Active Directory. Αυτό ελέγχει την πρόσβαση που έχουν οι χρήστες στα έγγραφά τους και στους χώρους αποθήκευσης χωρίς την ανάγκη ενός δεύτερου ονόματος χρήστη και κωδικού πρόσβασης. Επίσης, διευκολύνεται η διαχείριση της εργασίας IT, επειδή το δικαίωμα πρόσβασης μπορεί να δωθεί είτε σε ένα άτομο είτε σε ομάδα χρηστών.

2. Οι δυνατότητες ασφαλείας Therefore™ επιτρέπουν στο διαχειριστή να καταργεί επιλογές από συγκεκριμένες ομάδες χρηστών. Αυτό χρησιμοποιείται συνήθως για να εμποδίζει χρήστες χωρίς δικαίωμα πρόσβασης από το να υποσημειώνουν ή να εκτυπώνουν έγγραφα.

3. Ο Διακομιστής Δικαιωμάτων είναι μια ενσωματωμένη επιλογή που επιτρέπει τη χρήση ενός εξωτερικού πίνακα. Η κύρια χρήση του είναι να επιτρέψει διαφορετικά επίπεδα πρόσβασης μέσα σε χρήστες μιας ομάδας. Το σύστημα αυτό χρησιμοποιεί πρώτα τον ενεργό πίνακα καταλόγου και στη συνέχεια επιτρέπει σε έναν διαχειριστή να παρέχει πρόσβαση σε ένα συγκεκριμένο αρχείο ή έγγραφο.

Ψηφιακές υπογραφές

Το περιεχόμενο και η προέλευση ενός εγγράφου μπορούν να διασφαλιστούν μόνο με αποθήκευση του εγγράφουν που να εξασφαλίζει ασφάλεια από την πλαστογραφία. Μια ψηφιακή υπογραφή, που περιέχεται σε κάθε έγγραφο του διακομιστή Therefore™, εξασφαλίζει την αυθεντικότητα όλων των πληροφοριών. Κατά την ανάκτηση κάθε εγγράφου, ο διακομιστής Therefore™ επαληθεύει την υπογραφή για να εξασφαλίσει ότι ο χρήστης λαμβάνει έγκυρες πληροφορίες.

Αρχειοθέτηση ηλεκτρονικού ταχυδρομείου

Με το Therefore™, όλα τα έντυπα αντίγραφα, τα ηλεκτρονικά έγγραφα αλλά και τα μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου που σχετίζονται με μια συγκεκριμένη εργασία ή έργο, μπορούν να αποθηκευτούν και να αρχειοθετηθούν σε δομημένη μορφή. Αυτό σημαίνει ότι όλη η αλληλογραφία e-mail είναι διαθέσιμη για πρόσβαση και ανασκόπηση, μαζί με τα έγγραφα και τη σχετική επικοινωνία, σε οποιοδήποτε θέμα. Αυτό είναι ιδιαίτερα χρήσιμο, αφού ένα αποθηκευμένο έγγραφο συχνά αναφέρει μόνο το μισό της ιστορίας. Το άλλο μισό λέγεται από όλη την αλληλογραφία.